Solutions de stockage d’archives pour les comptables à Paris

Trier les archives

La première chose à faire est de vérifier si vous facturez à vos clients la conservation de leurs archives. Cette prestation n’est pas anodine car le mètre carré à Paris n’est pas bon marché. Si ce n’est pas le cas, il faudra leur facturer ou leur demander de les récupérer.

Il faut ensuite distinguer les archives concernant l’année en cours des plus anciennes. Externaliser le stockage ne peut concerner effectivement que les archives dites « mortes » ou « semi-mortes ». Il n’est pas gérable, même si le centre de stockage est à moins de 15 minutes, de se déplacer tous les jours.

Classer les archives

Classer les archives est une étape essentielle avant leur mise en stockage. Il faut toujours penser à l’après, c’est-à-dire le moment où il faudra retrouver un document le jour où vous en aurez besoin.

Dans l’ordre, la logique veut que l’on commence par le nom du client, le type de document et l’année. Ces documents devront être ensuite conditionnés dans des boites d’archives, ce qui permet de les protéger et rationnaliser leur rangement. La taille des boites d’archives est normalisée. La tranche permet de noter les références de son contenu.

Choisir un espace de stockage sécurisé

Conserver les archives et facturer à ses clients cette prestation impose de ne pas se tromper quant au choix du centre de stockage. Il existe plusieurs solutions plus ou moins onéreuses et plus ou moins sûr.

Stocker dans sa propre cave est une solution pratique mais qui n’apporte pas les garanties nécessaires (risque d’humidité, de dégradation, de vol, …). Un centre de stockage professionnel est la meilleure solution pour dormir sur ses deux oreilles. Il faut opter pour des centres qui remplissent les standards de la profession.

Ces centres doivent être surveillés, télésurveillés, avoir des contrôles d’accès, des box fermés à clef, répondre aux normes incendies en vigueur, des amplitudes d’accès importantes, des systèmes de ventilation et de variation de températures contrôlées, …

Le choix du lieu de stockage est aussi très important. Il existe des centres à Paris intra-muros, aux portes de Paris et sur la grande couronne. A Paris intra-muros où le prix du mètre carré est le plus élevé, les box sont également les plus cher. Sur la grande couronne (le long de l’A86 ou la Francilienne) vous trouverez les meilleurs tarifs mais les temps de parcours en Ile de France étant devenus considérables, il n’est pas certain qu’au final cela s’avère plus rentable. L’idéal est donc de se tourner vers les centres situés le long du périphérique.

Notre centre 1000 Box en fait partie. Nous sommes situés à 300 mètres de la Porte de Vitry. C’est un emplacement idéal pour les cabinets comptables parisiens car très bien desservie par les transports en commun (métro, tramway et bus ne sont qu’à quelques minutes). En voiture, il est également facile de s’y rendre étant aux portes du périphérique et des voies sur berges desservant le centre de Paris.

Tenir un inventaire des archives

Une fois vos archives stockées dans un box fermé et sécurisé, il est primordial de tenir à jour un inventaire des dossiers que vous y avez rangé. Vous devez, tout d’abord savoir si le document est conservé dans vos locaux ou dans le centre de self-stockage. S’il est chez 1000 Box et si vous avez plusieurs box, il faut savoir dans lequel il se trouve (tous nos box sont numérotés). Son emplacement dans le box est une information qui vous fera gagner du temps. Chez 1000 Box, nous mettons à disposition aux clients qui le souhaitent, des rayonnages dimensionnés aux boites et aux cartons d’archives facilitant leur classement.

Durée de conservation et destruction sécurisée

Les délais légaux de conservation des documents comptables varient suivant leur nature. La plupart du temps, 10 ans est le maximum, mais quelques documents doivent être gardés encore plus longtemps. Une fois la période de conservation écoulée, il faut s’assurer de détruire de manière sécurisée les documents sensibles pour éviter tout risque de fuite d'informations confidentielles.

La société 1000 Box peut se charger de cette opération. Notre partenariat avec l’entreprise de déménagement « Les Bons Bras » pour assurer la manutention et le transport ainsi que notre proximité avec le centre de recyclage Véolia nous permet de vous apporter ce service. Un certificat de destruction vous sera délivré pour formaliser officiellement cette prestation.

En suivant ces conseils, les comptables pourront s’assurer d’un stockage sûr, organisé et efficient de leurs archives, tout en respectant les obligations légales en matière de conservation des documents comptables.