Archivage pour les architectes à Paris

Article publié le 12.03.2024

Les architectes sont soumis à des réglementations spécifiques en matière d'archivage de leurs documents et de leurs projets.

Voici quelques points importants à prendre en compte concernant la réglementation de l'archivage des cabinets d'architecte :

Conservation des archives

Les architectes doivent conserver les documents liés à leurs projets, plans, dessins, correspondances et autres documents pertinents pour une période déterminée. Cette période peut varier en fonction des lois et des contrats, mais il est recommandé de conserver les archives pendant au moins 10 ans après la réalisation du projet. 1000 BOX vous propose la solution idéale pour conserver toute cette documentation. Les plans notamment prennent énormément de places dans les locaux parisiens où le mètre carré est très cher. En stockant votre documentation dans un centre dédié, vous libérez de la place. Cela vous permet de travailler dans un espace plus aéré. Un surcroit d’activité peut vous obliger à faire appel à un nouveau collaborateur pour lequel il faut trouver de la place. Au contraire vous souhaitez réduire votre surface d’activité et vous souhaitez externaliser le stockage de vos plans et archives. Dans tous les cas notre centre 1000 Box est là pour vous faciliter la vie.

Gestion des archives

Il est important de mettre en place un système de gestion des archives dans le cabinet d'architecte pour assurer l'organisation et l'accessibilité des documents. Concernant l’organisation, la quasi intégralité des cabinets d’architectes travaillent en numérique. Malgré tout un certain nombre de projets antérieures sont encore au format papier. L’idéal est évidemment de les numériser mais la conservation du document papier reste un vrai sujet. Ces documents doivent être étiquetés, classés et stockés. Notre centre 1000 BOX met à disposition des surfaces de toutes tailles en partant d’une consigne d’1 m3 (équivalant 10 cartons d’archives) jusqu’à des surfaces de 30 m2 permettant de stocker jusqu’à 275 mètres linéaires de cartons d’archives. Pour faciliter le classement la conservation et l’accessibilité, nous pouvons équiper nos box de rayonnages.

Sécurité et confidentialité des données

Les documents des cabinets d'architecte peuvent contenir des informations confidentielles concernant les clients, les projets et les partenaires. Il est essentiel de respecter la confidentialité de ces données et de mettre en place des mesures de protection pour éviter tout accès non autorisé. La sécurité est un maître mot chez 1000 BOX. Nos locaux sont surveillés 24h/24. En journée un chef de centre vous accueille, surveille et veille à la bonne tenue des locaux. Pour cela, il est aidé par 36 caméras disposées sur l’ensemble du site. L’accès n’est autorisé qu’aux personnes disposant d’un code personnel. Les box sont fermés à clé et non avec un cadenas trop facile à fracturer. La sécurité incendie n’est pas en reste avec un arsenal de moyens conformes aux normes de sécurité incendie actuelles.

Destruction des archives

Lorsque les documents ne sont plus nécessaires, il est recommandé de les détruire de manière sécurisée pour garantir la confidentialité des informations. Cela peut inclure le déchiquetage des documents papier ou la suppression sécurisée des fichiers numériques. Notre partenaire Gauvin Déménagements peut se charger de la manutention et de l’acheminement vers un centre spécialisé qui vous délivrera un certificat de destruction.

Il est important pour les architectes de se tenir informés des réglementations locales et nationales en matière d'archivage des documents professionnels et de s'assurer de respecter toutes les obligations légales en vigueur pour éviter tout risque de non-conformité. Il est également conseillé de consulter des experts juridiques ou des professionnels de l'archivage pour obtenir des conseils spécifiques à la profession d'architecte.